Organiser son exposition photo pour la première fois est à la fois excitant et terriblement effrayant.
Excitant, parce que c’est une sorte de challenge en vue d’un accomplissement ou d’une reconnaissance dans un travail que vous avez fourni, où vous vous êtes énormément impliqué (ce qui vous aura valu des reproches de votre entourage pour tout ce temps consacré à votre passion !).
Effrayant, parce que ça mobilise énormément de ressources en vous, d’ordre psychologique (comme le doute, la peur, le manque de confiance en soi…), mais aussi de manière plus pragmatique d’ordre administratif, législatif, financier… (ce qui n’aide pas franchement à rassurer l’ordre psychologique !).
Dans une autre vie (c’était il y a bien longtemps), celle où j’étais étudiant (il y a très longtemps donc !) j’ai appris que souvent, pour neutraliser les effets d’ordre psychologique, il existait une méthode révolutionnaire qui aidait à ne se consacrer qu’à sa tâche : L’information.
En effet s’informer, se renseigner, sur ce que l’on cherche à obtenir permet d’établir une liste de priorité sur laquelle il est plus facile de travailler et d’arriver au résultat voulu (ici l’organisation de son expo).
Bistro-Photo.fr a dans ce but, tenté de vous dégrossir le travail ; en voici le résultat de la recherche.

Préparer son exposition pourrait se résumer en 5 grands chapitres :

• Chapitre 1 : Quel statut choisir pour l’organisateur de l’expo ?
• Chapitre 2 : Quels sont les aspects techniques et pratiques ?
• Chapitre 3 : La législation.
• Chapitre 4 : Une communication efficace.
• Chapitre 5 : Le financement.

 

 

 

Qu’est-ce que la DRAC ? Il s’agit de la Direction Régionale des Affaires Culturelles. Elle est chargée de coordonner et de mettre en oeuvre les politiques de l’État dans le domaine culturel. Elle propose au préfet de région l’attribution des soutiens financiers de l’État, et exerce également une fonction de conseil et d’expertise auprès des partenaires culturels et des collectivités territoriales.

Si vous êtes un perfectionniste, une personne ultraméticuleuse, quelqu’un qui aime tout faire du début à la fin, ou tout simplement un paranoïaque qui ne fait confiance à personne, ce chapitre vous est destiné.
Tout d’abord, il faut savoir qu’en tant qu’organisateur d’exposition vous pouvez selon le cas être soumis à l’obligation de souscrire ou non à une licence d’entrepreneur de spectacles. Ceci se détermine par le nombre de représentations que vous allez faire par an.

Moins de 6 : Pas de licence, pas de contraintes ou d’obligations hormis celles que l’on retrouve dans tous les évènements organisés (sécurité, assurance…).
Plus de 6 : Licence d’entrepreneur de spectacle obligatoire que l’exposition soit gratuite ou payante. Elle doit être demandée auprès de la DRAC. Elle est valable 3 ans.

 

Bon allez on est sympa, cliquez sur ce lien pour obtenir le formulaire :

http://www.culture.gouv.fr/culture/infos-pratiques/formulaires/dmdts/11781-01.pdf

Jusque-là, tout est simple. Continuons :

Si vous avez besoin d’une licence, il faut savoir qu’il en existe trois catégories fondées selon le type d’activité :

• Catégorie 1 : Les exploitants de lieux de spectacles aménagés pour des représentations publiques.
• Catégorie 2 : Les producteurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées qui ont la responsabilité d’un spectacle et notamment celle d’employeur à l’égard du plateau artistique.
• Catégorie 3 : Les diffuseurs de spectacles qui ont la charge, dans le cadre d’un contrat : de l’accueil du public, de la billetterie et de la sécurité des spectacles.
  Appartiennent aussi à cette catégorie les entrepreneurs de tournées qui n’ont pas la responsabilité d’employeur à l’égard du plateau artistique.

Pour de plus amples informations, portant sous les conditions de délivrance, de la publicité de la licence ou sur les sanctions en cas d’infraction je vous conseille de suivre ce lien :

http://www.horslesmurs.fr/plugins/fckeditor/userfiles/file/Conseil/Fiche%20Pratique%20Licence.pdf
Les Organisateurs occasionnels :
Ici, on oublie la licence (— de 6 représentations par an). Ce statut est possible lorsque l’organisation de spectacle n’est pas l’activité principale de la personne physique (ici vous) ou morale (société, association…).
Ce statut est obtenu en faisant les démarches nécessaires auprès du GUSO (Guichet Unique Spectacle Occasionnel). Ce service gratuit propose de s’acquitter en une seule déclaration de toutes les obligations légales dans le cadre de l’embauche et de l’emploi de salariés du spectacle vivant. Ceci permet donc à la fois de vous simplifier la vie en ce qui concerne les démarches d’un employeur et de garantir une meilleure protection sociale vis-à-vis des employés.

Attention : Ce statut est à la base utilisé pour les organisateurs de spectacles vivants ; autrement dit, dans le cadre d’une expo photo, il ne peut être utilisé qu’à la condition qu’elle soit accompagnée de la mise en scène d’un art vivant en plus de la photo et donc par la présence d’au moins un artiste sur la scène.
Ça peut être par des mises en scène de conte ou de lecture propice à l’expo, mais aussi par un spectacle de danse ou bien encore par l’installation d’une ambiance son et lumière…

Si ce statut vous intéresse, suivez ce lien : www.guso.fr

Le statut associatif :
Pour moi, il est le plus adapté à une expo photo.
Tout d’abord parce qu’à moins que vous soyez un véritable professionnel, organiser plus de 6 expos par an est illusoire, d’autant plus qu’une bonne préparation à ce genre d’organisation demande du temps (cela peut prendre plusieurs mois pour une seule expo !).
Ce statut est donc conseillé à tous les débutants.

Ce statut d’association de la loi 1901 est très bien expliqué sur ce site : www.associationmodeemploi.fr/

• Point positif : Simplicité des démarches, Facilité d’obtention de subvention, permet de découvrir le monde de l’organisation de spectacle sans avoir à se soucier de points plus ardus propres au véritable métier.
• Point négatif : La limitation à 6 expositions (mais ça je vous l’ai déjà dit ce n’est pas vraiment un problème !) et le fait que les revenus générés par l’évènement organisé ne doivent pas constituer les revenus principaux des membres de l’association.

 

 

Dans une autre vie, j’ai étudié la santé publique. Lors d’un cours dans la préparation de projet dans l’humanitaire, un médecin était intervenu et nous avait exposé une mission humanitaire qu’il avait effectuée en Roumanie ; il s’était bien attaché à nous raconter pendant une bonne vingtaine de minutes tous les détails (financiers, législatifs, culturels, techniques…) auxquels l’équipe s’était ingéniée pour faire de cette mission une réussite. Le projet en question était d’amener un appareil de radiographie dans un hôpital qui n’en possédait pas (en même temps, il vaut mieux !), dans une petite ville où les accidents étaient très fréquents.
Il nous expliqua que pour parvenir au village, les routes étant dans un état de délabrement avancé, sa plus grande peur fut d’abîmer l’appareil. En fait, il n’en fut rien et pourtant la mission a lamentablement échoué ; vous savez pourquoi. Parce que cette petite ville ne possédait pas de courant, pas d’électricité permettant de mettre en marche l’appareil. Ils ont pensé à tout, sauf à ça.
De cette gifle, notre médecin humanitaire en a tiré une grande leçon ; maintenant vous aussi.

Il n’y a pas de hasard, la préparation d’une expo demande une minutie aussi bien dans ses grandes lignes que dans les plus infimes détails ; et comme le dit le vieil adage : « on n’a rien sans rien ». On peut posséder les plus beaux clichés du monde, avoir utilisé le plus beau papier pour les faire ressortir, les avoir encadrés et mis sous verres antireflet, si les lumières n’éclairent qu’une partie des clichés, si le lieu de l’exposition est trop éloigné du public, pire si vous n’avez pas pensé à acheter à manger ou à boire et pire encore s’il n’y a pas de toilettes votre exposition sera ratée.

Pas facile de penser à tout, vous allez me dire, alors je vous convie à me suivre dans ce dédale de règles à connaitre. Nous verrons ensemble les points à savoir et quelques outils qui vous permettront d’organiser tout ça (oui, dans une autre vie j’ai aussi étudié le management en qualité). Sérieux, on vous mâche le travail, elle n’est pas belle la vie ?

Le dossier de présentation :

Que vous soyez amené à faire une demande de subventions ou non, le dossier de présentation représente l’élément indispensable de votre exposition.
Il se présente un peu comme un carnet de route, il suit pas à pas la progression de votre projet tout en fixant une ligne de conduite à suivre facilitant le travail de chacun des membres de votre équipe. Il est aussi une présentation de l’évènement, une véritable vitrine publicitaire, mais aussi un gage de sérieux auprès des entreprises, de l’État et autres sponsor qui voudraient prendre part au projet.

Pour moi, un bon dossier de présentation est capable de répondre aux 6 questions de la méthode du 3 QOCP :

• Quoi ? : Le sujet même de votre exposition.
• Qui ? : Les personnes impliquées dans votre projet directement ou indirectement.
• Quand ? : La période à laquelle va se dérouler le projet (pas seulement la durée de l’exposition, mais toute sa préparation également).
• Où ? : Le lieu où va se dérouler l’exposition (mais aussi un lieu de repli le cas échéant).
• Comment ? : La forme de l’exposition, les techniques mises en oeuvre (éclairage…), les conditions de réalisation, les coûts, la sécurité…
• Pourquoi ? : Les causes ; permet de répondre à la question : « Dans quel but vous faites cette exposition ? » C’est sûr que si vous répondez par un « parce que j’avais envie » ou bien « pour le fric », vous aurez du mal à obtenir des subventions par vos mécènes !
  N’oubliez pas que vous ne serez pas seul à présenter un dossier, mais pour le fond on verra ça plus tard.

Un bon dossier de présentation est capable également de respecter deux règles d’or :

• La règle des 3 S : simplicité, simplicité, simplicité
• La règle des enfants : s’amuser !

Pour chaque questionnement de la méthode des 3QOCP, vous pouvez très bien avec l’ensemble de votre équipe, organiser une séance de brainstorming. Je vous mets en garde de suite : ce projet c’est le vôtre, et de ce fait, vous l’avez peut-être déjà imaginé du début à la fin. Si vous ne vous sentez pas ouvert d’esprit, ou si vous avez peur que l’on s’approprie votre « bébé », il vaut mieux être hyper directif, quitte à perdre des personnes qui auraient voulu s’impliquer dans votre projet. Parce que chaque personne a une vision différente des choses, votre projet final pourrait ne pas ressembler trait pour trait à ce que vous auriez pu imaginer, en revanche, il se peut également qu’il se soit enrichi de choses nouvelles amenant une plus value à celui-ci.

Dans le meilleur des mondes, un brainstorming est réalisé à partir d’une équipe pluridisciplinaire dont chaque membre est plus ou moins en rapport avec les thèmes auxquels vous serez confronté.
Dans votre réalité, il sera réalisé la plupart du temps avec des membres de votre famille et des amis. Autant faire le meilleur des choix possibles ; petite piste : toute personne, adorant toutes vos photos, même les plus pourries, est un maillon faible. Au revoir. Ça fait peut-être du bien à votre égo, mais nullement à votre projet. Ici, vous avez besoin de personnes franches et objectives.

Si vous connaissez des amis, ou des membres de votre famille qui ont un rapport avec la sécurité, la décoration, le droit, etc., prenez-les tout de suite ; le cas échéant, utilisez leur personnalité psychologique ; par exemple :

• Un inquiet sera sujet à tout vérifier, il est extrêmement sensible pour déceler à temps les risques, même insoupçonnés par les autres, il faudra certainement le rassurer souvent, mais il aura l’avantage de vous suggérer plein de choses auxquelles vous n’auriez pas pensé sinon.
• Un optimiste aura l’avantage de faire tomber certaines barrières qui pourraient se mettre au travers de votre route. D’un naturel confiant, il arrive souvent à trouver des solutions aux problèmes les plus ardus et a le don de susciter l’enthousiasme chez les autres. Attention, comme l’inquiet, il est à canaliser, car il pense que rien ne peut lui arriver.
• Le « concret » aime avoir les pieds sur terre, il adore creuser et décortiquer des systèmes, parfois très complexes. Il veut tout comprendre.
• Le rêveur, hyper imaginatif et créatif.
• Le perfectionniste : on le reconnait souvent par des phrases de type « il faut que » ou « je dois » très volontaire et aussi exigeant avec les autres qu’avec lui-même.

Le Brainstorming KESAKO ? Un brainstorming c’est 5 à 10 personnes. - de 5 les résultats sont plutôt médiocres (pas assez d’idées émises) + de 10 et là c’est le bazar, l’anarchie. Le principe: à partir d’une série de questions posées, chaque participant emet une solution ou idée possible de la plus farfelue à la plus sérieuse (pas de censure). Chaque idée émise est inscrite sur un tableau puis hiérarchisée en fonction de sa pertinence reconnue par le groupe.

Revenons au dossier à proprement parlé :

Il commence par un titre et celui-ci doit être facile à retenir, représentatif de votre projet et original. Pourquoi original : Parce que vous n’êtes pas le seul à déposer un dossier et que dès le titre il doit se démarquer. Si en plus le sujet fait parti d’une tendance ou s’il colle à l’actualité : Bingo ! c’est la cerise sur le gâteau, plus de chance d’être relayé par les médias et cela, les entreprises mécènes en raffole (dans ce monde de spéculations boursières, vous croyez encore aux bons samaritains ; autant croire au père Noël c’est plus sûr !).

 

La lettre d’introduction : 50 à 90 % des dossiers meurent sur une pile d’autres dossiers ici. C’est un peu comme une lettre de motivation qui accompagne le C.V ou le dos de couverture d’un roman. C’est elle qui doit attirer le « chaland » (autrement dit : votre mécène), lui montrer le projet dans ses grandes lignes, mais également le gage de votre sérieux : soignez donc bien votre mise en page et évitez les fautes d’orthographe ; non, en fait n’en faites pas du tout !

Elle doit expliquer la raison pour laquelle vous avez choisi votre mécène, par conséquent il est impératif de s’adapter à lui ! La proposition d’un partenariat doit y être clairement explicitée (si l’entreprise que vous « quémandez » est bien située dans la ville, n’oubliez pas qu’elle pourrait devenir le lieu de votre exposition ce qui peut être un bénéfice à la fois pour vous, mais aussi pour l’entreprise qui accueille l’évènement). Toute valeur ajoutée que vous décrirez est un gage de retour d’investissement pour l’entreprise. N’en faites pas trop quand même, si le dossier n’est pas réaliste : c’est direct la sortie !

Le corps du dossier : Vous vous rappelez des 3 Q OCP : et bien, c’est ici qu’il faut le mettre. Si votre interlocuteur est arrivé jusqu’ici, c’est presque gagné pour vous.
Pour être efficace, il faut être précis dans les réponses et synthétique ; pour plus de clarté n’oubliez pas la règle des 3 S.
Bien sûr, il possède un sommaire que vous suivrez point par point.

Le but du projet doit être vu sous trois angles différents :

• Le vôtre (n’oubliez pas que vous allez exposer, il serait naïf de ne pas mettre vos meilleures photos commentées dans cette section, d’autant plus que l’entreprise aura au moins un aperçu de votre travail !).
• D’un point de vue social en général.
• Celui de votre interlocuteur (concrètement, il faut lui expliquer ce que ça va lui apporter. Pas seulement au niveau pécuniaire, mais aussi en terme d’image ; observez le nombre d’enseignes associées aux grandes causes humanitaires).

Si une association vous accompagne ou si vous avez créé une association pour ce projet, il est indispensable de la présenter. Son statut, sa composition, ses comptes sont autant d’arguments à faire valoir pour gagner la confiance de votre mécène.

Le planning : Le temps c’est de l’argent, du coup pour les entreprises il faut leur en faire perdre le moins possible. Le planning prévisionnel de l’ensemble de votre projet (l’avant, le pendant et l’après-projet) est de ce fait un gage de sérieux, un sésame appréciable et même indispensable pour vos interlocuteurs.

Le financement : Si vous ratez cette partie-là : laissez tomber ! (on parle d’argent là, pas le droit au raté). :)
S’il y a bien une partie qui doit être impeccable, c’est bien celle-ci : elle doit inclure un budget prévisionnel avec d’un coté les dépenses et de l’autre les recettes.
Dans la partie recette doit figurer de manière claire la part que vous attendez de votre financeur.
Ici, faisabilité et viabilité de votre projet apparaîtront et avec cela les risques que prendra l’entreprise.
Ne cherchez pas à mentir, vos mécènes ne sont pas des incultes contrairement à vous. Démasqué, vous perdrez toutes vos chances.

Les annexes : L’erreur serait de penser qu’en multipliant les annexes vous comblerez les lacunes ou le vide de votre dossier. Elles ne servent qu’à crédibiliser votre projet. Elles éclaireront certaines données techniques que vous n’avez pu simplifier dans le corps du dossier lui-même.
En revanche, l’idée d’y associer une revue de presse, des lettres de soutien ou tout autre document de ce type appuiera la crédibilité quant au succès de l’évènement (retour sur investissement !).

Le dossier 1 mois après l’évènement :

Ceci est une petite parenthèse dans ce chapitre à laquelle je tenais tout particulièrement à partager.
Quand on a gouté à quelque chose qui au final nous a procuré du plaisir, on aimerait bien remettre le couvert. L’idée de refaire une exposition nous trotte dans la tête. Mais voilà, une expo c’est long à préparer, c’est quelques cheveux blancs aussi, du coup il y a bien 1 an avant de s’atteler à la tâche et en 1 an beaucoup d’eau a coulé sous les ponts.
Ce que je vous conseille pour ma part, c’est de penser tout de suite au futur, dès le jour de votre expo. Ce jour-là, prenez toujours des notes de ces petites choses qui vous semblent importantes qu’elles soient positives ou négatives.
Notez-les de la manière la plus simple et la plus précise que possible. Si vous possédez un Dictaphone, vous pourriez très bien l’utiliser pour gagner du temps.
Ne cherchez en aucun cas à les analyser le jour J. Ce qui est fait est fait. Votre préoccupation principale est d’abord l’expo. Rapporter juste les petits détails de ce qui manque, de ce qui ne va pas, des petits problèmes survenus auxquels vous n’aviez pas pensé, mais aussi les petits retours positifs vis-à-vis d’une idée que vous aviez eue…
L’expo terminée rangez bien ces notes, oubliez les et laissez les dormir disons un bon mois dans un tiroir.
Ce mois-là passé, l’exposition bien digérée, reprenez ces notes. Reprenez également votre copie du dossier de présentation. Il est temps de faire un retour d’information. Si vous attendez plus longtemps, vous risquez de perdre tout ça, votre mémoire vous jouera des tours.
Si vous le pouvez, réunissez l’équipe avec laquelle vous avez travaillé.
Annotez votre dossier de présentation des petites notes que vous avez prises. Et pour chaque problème que vous avez pu mettre en évidence, trouvez les réponses.
C’est un fantastique retour d’expérience que vous avez à présent entre vos mains que vous pourrez utiliser lors de votre prochain évènement.
 

 
Votre dossier terminé, ce n’est plus qu’une formalité ; enfin formalité n’est peut être pas le mot approprié : c’est une étape longue, laborieuse et semée d’embuches (la France est la championne du monde de la paperasse !) avec des pièces à fournir (ou à refournir, je n’en dirai pas plus !) même si depuis quelques années notre nation a fait de grands progrès (si, si, je vous assure !). À commencer au plus tôt donc.

Pour une exposition, elle est composée de trois grands axes principaux : les assurances, les formalités à accomplir et le respect des droits d’auteurs. Petite piqûre de rappel :

Les assurances :

Bien entendu : indispensable et obligatoire et cela d’autant plus qu’en tant qu’organisateur vous êtes responsables du moindre accident. Vu l’étendue des offres que proposent les assurances, le mieux est de vous rapprocher directement de votre assureur personnel. Il vous proposera le produit le plus adapté à votre projet.
Sachez seulement qu’il existe deux types de dommages possibles :

• Ceux subis par l’association ou ses membres ; l’assurance ayant à couvrir les personnes physiques et morales, l’occupation particulière des locaux, les frais de justice.
• Ceux causés par l’association ou ses membres ou encore lors d’un accident survenu dans le public ; l’assurance ayant à couvrir la responsabilité civile de base, les véhicules personnels.

Ceci fait, n’oubliez pas de vérifier les clauses du contrat.
Pour tenter de lister tous les risques vous pouvez utiliser Internet, bien utilisé, c’est une mine d’or !

Les formalités à accomplir :

Pourquoi ? Parce qu’il y a certaines autorisations qui sont obligatoires et qu’en cas de non-respect on passe par la case prison, amende, poursuite judiciaire…

À qui et dans quel cas ?

• La préfecture ou la sous-préfecture : Dans le cas d’une ouverture d’un débit de boisson, d’une expo réalisée sur un site protégé ou lors de diffusion par haut-parleurs.
• Le maire. Il est le représentant et le gérant de la ville tout de même ! je ne vais pas vous faire un dessin quand même !
  Pour les Parisiens (je sais qu’ils sont nombreux), il faut s’adresser à la préfecture de police et non au maire (les Parisiens ne font rien comme tout le monde !, je crois que je viens de me faire des ennemis, alors je m’excuse ; comme le disait Timsit dans un de ses spectacles « je n’ai pas les moyens de me priver d’une partie de mon public » !).
  Le maire est l’interlocuteur de l’organisateur de l’évènement vis-à-vis du lieu.
  Le lieu doit répondre aux critères du code de la construction et de l’habitat qui y définit plusieurs catégories et groupes d’établissements (art R-123-19 du même code).
  Si vous exposez dans un établissement recevant du public, vous devez remettre un dossier de sécurité au maire deux mois avant l’évènement. Ce dossier qui doit être approuvé par des organismes de contrôle agréés deviendra le registre de sécurité.
• La police et la gendarmerie :
  Parce qu’ils peuvent être d’une grande utilité lors d’évènements de petites ou grandes envergures ; ils sont chargés d’assurer la sécurité et sont donc légitimes.
• Les pompiers :
  Garant également à plus d’un titre de la sécurité du lieu et des personnes.
  Il existe également des organismes auxquels vous pouvez faire appel assurant la sécurité à l’aide de bénévole comme la Croix Rouge (N° National : 0 820 16 17 18) ou l’ADPC (Association Départementale de la Protection Civile).

 

Les droits d’auteurs : 

Je ne vais pas m’étendre dessus, mais dès lors qu’un photographe réalise une exposition ou vend des tirages, il est soumis, à l’article L.111-1 du code de la propriété intellectuelle.
Il existe de nombreux organismes concernés par ses droits d’auteurs (l’Agessa, l’ADAPG, la SAIF, la SCAM, le SNADI) que vous retrouverez sur le Net.
Je vous conseille également l’excellent article de Netbeul ici qui vous offre en prime le formulaire P0i.
 

 
Pas de communication, pas de public : c’est aussi simple que ça. Il devient évident qu’une bonne expo passe par un bon plan de communication.
Pour moi, cela repasse forcément par la même logique du dossier de présentation et donc par les 3 Q OCP :

• Quoi ? Répond à la question « que veux t’on promouvoir ? »
  la réponse est facile : forcément votre expo ; c’était pour voir si vous suiviez.
• Pourquoi ? Quels sont les objectifs ? (vous faire connaitre c’est un choix différent de celui d’apporter un témoignage sur les peuples en voie de disparition…)
• Où ? Dans quel support souhaitez vous diffuser l’information : la presse, le web, les journaux télévisés, etc., mais dépendra aussi de la question suivante.
• Qui ? Quelle cible ? On n’attire pas un public jeune comme on attire un public âgé. Autant vous dire que si vous choisissez d’attirer un club du troisième âge avec un concert de Mettalica, vous ferez fausse route… (encore que les vieux ne veulent plus vieillir, ils risquent d’aimer ça !!!). Un lycéen est plus féru de buzz : un buzz sur internet est un excellent moyen de le faire venir. Un sexagénaire est plus enclin à voir des informations dans la presse ou à la radio ; les trentenaires et quadras se situent entre les deux mondes.
• Combien ? Votre budget alloué à la Com ! il existe de nombreuses méthodes pour déterminer un budget de communication. Pour ma part, je vous suggère d’utiliser celle qui est réalisée à partir des objectifs souhaités puis de l’affiner en fonction de vos contraintes. Pourquoi ? Parce qu’elle a le mérite d’être logique et au plus proche de la réalité. On part des objectifs publicitaires, des cibles à toucher, de la couverture que l’on souhaite avoir vis-à-vis du territoire, de la répétition des messages, de la création de vos messages, etc. La somme à laquelle on arrive est en général bien supérieure à ce que notre portefeuille pourrait mettre. Il s’agira alors d’affiner le budget en éliminant tout ce que vous pourriez faire par vous même (vos annonces par exemple, etc.) ou tout ce qui sera considéré comme superflu vis-à-vis de votre expo.
• Quand ? Le ou les moments de diffusion (prévenir les gens un jour avant n’est peut-être pas suffisant !). De manière générale, pour qu’une information passe il faut distiller les messages au bon moment. Trois jours avant l’expo, un matraquage publicitaire sur les ondes ne suffira pas à rameuter du monde : les gens élaborent de plus en plus de planning même dans leur vie privée, ils laissent de moins en moins le temps à l’imprévu : entre la garde des enfants par la nounou, la préparation au marathon, le diner prévu 2 mois auparavant avec les amis, etc. Il ne faudrait pas prendre la chose à la légère.

 

Petite astuce : Flyers, affiches, presse papier ou audiovisuelle régionale ou nationale ont un coût et les prix varient en fonction de vos choix. Mais sachez qu’il est toujours possible de négocier :
Très souvent, la presse régionale est en quête d’un article ou d’une bonne information pour remplir ses colonnes. Il n’est donc pas rare qu’elle fasse cela gratuitement et d’autant plus si vous avez déjà rédigé l’article en question.Il existe de multiples guides de la pige que vous pouvez consulter et qui vous aideront à rédiger, mais, personnellement, je vous conseille « Le guide de la pige 2011 » de Xavier Cazard et Pascale Nobécourt de chez Entrecom : une vraie bible pour tous les débutants, ainsi que le site : www.francparler.org/fiches/presse_interview.htm qui regorge d’informations !
Enfin, sachez également que si vous ciblez un magazine mensuel que celui-ci exige souvent un délai de 2 à 3 mois avant la diffusion d’un article ; renseignez-vous donc bien sur ce genre de détails !
 

 
Ce n’est pas la partie la plus facile de l’organisation d’une exposition. Ici, il ne faut pas avoir peur ni de se mouiller ni de faire preuve de culot et de passer outre les refus que vous obtiendrez (il risque d’y en avoir beaucoup !).

On peut regrouper les financements en 2 catégories :

• Ceux provenant du public.
• Ceux provenant du privé.

 

Les aides provenant du public :

Elles peuvent provenir de différentes structures publiques telles que l’État, la région, le département, la commune, la ville… dans le cadre de la promotion et l’aide à la création. Le tableau ci-contre contient les principales aides à la culture en France.
Les fonds publics demandent une certaine rigueur et un amour absolu pour la paperasse. Rassurez-vous, si vous avez bien suivi nos conseils sur le dossier de présentation 80 % des démarches auront été effectuées.

Adresse internet des principales aides à la culture provenant du public. Aides des DRAC : www.culture.gouv.fr/culture/regions/index.html Soutien à la création (Centre National des arts Plastiques) : www.cnap.fr Pépinières européennes pour jeunes artistes : www.art4eu.net/fr/home Fondation de France : www.fondationdefrance.org CEAAC (Centre Européen d’actions Artistiques contemporaines) pour les Alsaciens : www.ceaac.org

 

Les aides provenant du privé :

Elles sont beaucoup plus nombreuses que celles du public. Elle présente l’avantage d’être plus souple dans les démarches à effectuer, mais nécessite en contrepartie une grande persévérance (les entreprises étant souvent sollicitées !).
Contrairement aux fonds publics, les fonds privés demandent une coopération mutuelle (vous exposez grâce à son financement, en échange vous contribuez à donner une image plus valorisante de l’entreprise.).
Les entreprises peuvent vous financer soit par sponsoring (il s’agit d’un échange. La plupart du temps, il s’agira d’apposer votre logo de l’entreprise à vos supports de communication.), soit par mécénat qui fonctionne selon le principe du don fait à votre association par une entreprise sans aucune autre contre-partie que la communication interne à l’entreprise. Il présente l’avantage d’apporter une réduction d’impôt à votre mécène ce qui est loin d’être négligeable par les temps qui court !

Résumé clé d’une réussite au sponsoring :

• Choisir sa cible en fonction de ses besoins financiers et de l’apport que l’on peut amener à l’entreprise.
• Préparer son argumentaire pour être le plus crédible possible vis-à-vis de votre interlocuteur.
• Apporter un dossier de présentation le plus complet et rigoureux possible.
• Remercier l’évènement terminé ce qui vous permettra d’entretenir de bonnes relations avec vos partenaires (pensez aux nouvelles expositions que vous allez faire !)

 

Petite astuce : N’oubliez pas qu’il existe d’autres moyens que financier qui pourrait contribuer à alléger vos charges lors de l’exposition :
Certains traiteurs acceptent volontiers de fournir une partie du buffet du vernissage en échange de la présence de leurs logos.
De même que s’associer à un laboratoire photo peut vous permettre de diminuer vos frais de tirage des clichés exposés.

 

Pour tous ceux qui souhaitereraient se lancer dans l’aventure et pour ceux qui aimeraient approfondir leur connaissance dans ce domaine vous pouvez jeter un coup d’oeil à la bibliographie.

Je clôturerai ce dossier par cette citation de Mark Twain qui me semble fort à propos dans le montage d’une exposition photo : « Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait ».

Et comme toujours, vous pouvez laisser vos commentaires ici.

 

Livres

• Communicator : Le guide de la communication d’entreprise [Broché] Marie-Hélène Westphalen (Auteur)
• Publicitor [Broché] Jacques Lendrevie (Auteur), Arnaud De Baynast (Auteur), Nicolas Riou (Auteur)
• Guide de la pige [Broché] Xavier Cazard (Auteur), Pascale Nobécourt (Auteur)
• Organiser une expo photo [Broché] Sarah Makda (Auteur)

sites internet

• www.legifrance.gouv.fr
• www.guidon.asso.fr
• www.horslesmurs.fr
• www.francparler.org/fiches/presse_article.htm